Privacybeleid

1. Stopee is verantwoordelijk voor uw gegevens

https://www.stopee.com is gepubliceerd door Stopee Solutions Limited (C 114787), waarvan het geregistreerde kantoor is gevestigd op . Dat bedrijf is de verantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die hier worden beschreven.

Alles wat u wilt vragen, corrigeren of betwisten, gaat naar [email protected].

Deze pagina beschrijft wat Stopee met uw persoonsgegevens doet, waar ze naartoe gaan en wat u van ons kunt verlangen. Drie regelsets regelen dit:

• Regulation (EU) 2016/679 (GDPR), for users located in the European Union;
• Law No. 78-17 as amended (Data Protection Act), for France;
• the Personal Data Protection Law (PDPL) applicable in Malta.

2. Wat we zien wanneer u een abonnement toevoegt en opzegt

Alleen wat het dashboard, de brieven en de facturering echt nodig hebben. Vijf groepen:

Wie u bent

Achternaam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, land en het postadres dat we op de annuleringsbrief als afzender afdrukken, zodat de handelaar het account dat wordt gesloten, kan identificeren.

Uw account

Gebruikersnaam, versleuteld wachtwoord, abonnementsgeschiedenis en facturen.

Uw kaart

Het kaartnummer en de bankgegevens erachter worden uitsluitend door onze betalingsprovider Stripe verwerkt. Stopee heeft er nooit toegang toe.

Wat u in het dashboard doet

De documenten die u uploadt, de sjablonen die u maakt, de afzender- en geadresseerdenadressen op elke brief, uw verzendgeschiedenis en de tracking die als bewijs terugkomt.

Technische sporen

IP-adres, apparaattype, browser, serverlogboeken, plus analytische en beveiligingscookies.

Kaart- en bankgegevens gaan rechtstreeks van het betalingsformulier naar Stripe en worden nooit aan onze kant opgeslagen.

3. Waarom we het hebben en wat ons daartoe bevoegd maakt

Uw gegevens worden voor deze doeleinden verwerkt en geen anderen:

• het leveren van de service, te weten het opstellen, afdrukken en verzenden van uw annuleringsbrieven;
• het beheer van uw klantenaccount en facturering;
• fraudepreventie en veiligstelling van betalingen;
• u antwoord geven wanneer u ondersteuning contacteert;
• de site verbeteren en meten hoe de service presteert;
• naleving van wettelijke verplichtingen op het gebied van facturering, anti-witwassen en administratieve records;
• u administratieve of contractuele berichten over de service sturen;
• behandeling van verzoeken om rechten onder de GDPR en PDPL uit te oefenen.

Elk berust op een van vier juridische grondslag: uitvoering van het contract, voor gebruik van de service, orderverwerking en facturering; uw toestemming, voor accountaanmaak, cookies en marketing; een wettelijke verplichting, voor facturen en administratieve opslag; ons gerechtvaardigd belang, voor fraudepreventie en verbetering van de service.

4. Wie anders raakt het aan

Stopee verkoopt noch verhuurt persoonsgegevens. Deze worden slechts in vier situaties doorgegeven:

• aan technische leveranciers die verantwoordelijk zijn voor hosting, routering, afdrukken en klantenondersteuning;
• aan de betalingsprovider Stripe;
• aan vervoerders en postoperators, zodat de brief daadwerkelijk kan worden bezorgd;
• aan een administratieve of gerechtelijke instantie, waar de wet ons daartoe verplicht.

Elke onderverwerker is gebonden aan strikte vertrouwelijkheid en beveiligingsverplichtingen schriftelijk.

De verwerkers op wie we vertrouwen

• Stripe Payments Europe Ltd. voor betalingsverwerking;
• OVHcloud (OVH SAS) voor hosting;
• Google LLC voor doelgroepmetingen (GA4);
• de postservice, voor afdrukken en verzenden van uw brieven;
• OpenAI en gelijkwaardige AI API's, die de formulering van een brief opstellen en geen persoonsgegevens behouden nadat de tekst is geretourneerd.

Wij gebruiken Stripe voor betalingen, analyses en andere zakelijke diensten. Stripe verzamelt identificerende informatie over de apparaten die verbinding maken met haar diensten. Stripe gebruikt deze informatie om de diensten die zij aan ons levert uit te voeren en te verbeteren, onder meer voor fraudedetectie. Meer informatie over Stripe en haar privacybeleid vindt u op https://stripe.com/privacy.

5. Waar het zich bevindt en wanneer het een grens overgaat

Uw gegevens bevinden zich op beveiligde servers van OVHcloud (OVH SAS) in de Europese Unie, in Litouwen en Nederland.

Back-ups, technische bediening en ondersteuning kunnen plaatsvinden in Malta, wat een overdracht daarheen betekent. Elke dergelijke overdracht wordt gedekt door de Modelcontracten van de Europese Commissie onder artikel 46 van de GDPR en de gelijkwaardige PDPL-garanties, zodat het beschermingsniveau de gegevens volgt.

6. Hoe lang we elk onderdeel bewaren

Niets wordt langer bewaard dan het doel waarvoor het is verzameld, vereist.

De documenten en bestanden die u hebt geüpload, worden automatisch verwijderd wanneer het abonnement eindigt of het account wordt gesloten.

7. Hoe het wordt beveiligd

Stopee past technische en organisatorische maatregelen toe die aan internationale normen voldoen: SSL/TLS-encryptie, gehashte wachtwoorden, firewalling, activiteitenlogboeken, gescheiden omgevingen, sterk beperkte toegangsrechten en interne veiligheidsaudits.

8. Enkele cookies kunt u weigeren, één set niet

De website gebruikt drie soorten cookie:

• technische cookies, zonder welke de service niet werkt;
• analytische cookies (Google Analytics 4), die het publiek meten;
• functionele cookies, die uw taal en voorkeuren onthouden.

U regelt ze via de toestemmingsbalk of uw browserinstellingen. Weigert u de technische, dan werkt de service niet meer.

9. Wat u kunt eisen en hoe snel u het krijgt

Onder de GDPR en de PDPL hebt u de volgende rechten:

• uw gegevens in afschrift op te vragen;
• deze te laten corrigeren;
• deze te laten wissen, het zogenaamde recht op vergetelheid;
• de verwerking ervan te beperken;
• bezwaar aan te tekenen tegen verwerking;
• dit in draagbare vorm te ontvangen en uit te voeren;
• instructies achter te laten over wat ermee gebeurt na uw dood (alleen EU).

Stuur het verzoek naar [email protected]. U krijgt binnen 30 dagen uiterlijk een antwoord. We mogen eerst een identiteitsdocument vragen, omdat het vrijgeven van een accountgeschiedenis aan de verkeerde persoon niet kan worden ongedaan gemaakt.

10. Als u denkt dat we het fout hebben begrepen

Begin met [email protected], die beide vragen over dit beleid en verzoeken om uw rechten uit te oefenen, behandelt.

Als ons antwoord u niet tevreden stelt en u bent in de Europese Unie, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder voor gegevensbescherming van uw eigen land, zonder onze toestemming nodig te hebben.

11. Wanneer dit beleid verandert

Stopee kan dit beleid op elk moment wijzigen. De versie die voor ons bindend is, is degene die op de site staat gepubliceerd op de dag dat u het leest. Wanneer een wijziging substantieel is, krijgt u hiervan bericht per e-mail of via een bericht in uw klantenaccount.